BOPV nº 135 · 2022-07-13 · Lehendakaritza
LEY 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco.
Se hace saber a todos los ciudadanos y ciudadanas de Euskadi que el Parlamento Vasco ha aprobado la Ley 5/2022, de 23 de junio, de Gestión Documental Integral y Patrimonio Documental de la Comunidad Autónoma del País Vasco. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS Los documentos son una manifestación de la actividad humana, y su función cambia en paralelo a la evolución de la sociedad. Con anterioridad a la creación del Estado moderno, los archivos eran fundamentalmente el soporte documental de las instituciones que sustentaban el Antiguo Régimen. A partir de la Revolución francesa, los archivos públicos se convirtieron en instituciones que custodiaban la documentación generada tanto por la Administración como por particulares, y teóricamente se abrieron a la ciudadanía, aunque sobre todo con fines de investigación. A lo largo del siglo XX, en el marco de la sociedad industrial, las organizaciones públicas y privadas experimentaron un fuerte crecimiento en actividades y servicios, y dispusieron de mejores medios para generar y reproducir documentos, lo que derivó en un gran aumento de la producción documental. Comoquiera que la información y las pruebas contenidas en ellos eran elementos imprescindibles para las actuaciones y la toma de decisiones en las organizaciones, surgió la necesidad imperiosa de contar con nuevos modelos de gestión que no se ciñesen a la custodia de la documentación histórica, sino que abarcaran también el resto del ciclo vital de los documentos. En consecuencia, se desarrolló un modelo de organización de archivos con tres niveles (el archivo de oficina, el archivo intermedio y el archivo histórico), y se establecieron los procedimientos de transferencia entre ellos y de valoración, selección y eliminación de documentación. De este modo, la función de guarda y custodia que ejercían los archivos, vinculada al patrimonio histórico, se ha ido ampliando hasta gestionar el ciclo de vida integral de los documentos, desde el momento en que se crean o son recibidos por las organizaciones hasta que se destruyen o se conservan por su valor permanente. En la actualidad, nos encontramos en una situación de transición. Tanto en el ámbito público como en el privado crece de modo imparable la existencia de información electrónica generada y almacenada en sistemas y formatos muy distintos de los de la documentación en papel; esta última tiende a desaparecer, aunque todavía convivan sistemas mixtos junto con otros plenamente electrónicos. La gestión documental en la que los archivos prestaban un servicio final, posterior a la producción documental, se ha convertido en una gestión anticipada, que comienza por el propio diseño del documento como fiable, auténtico, íntegro y accesible, y continúa con la incorporación de información sobre la documentación, mediante metadatos que permitan su clasificación, ordenación, descripción, transferencia y selección para, cuando proceda, ser conservada en soportes y medios de registro que necesitarán de una actualización p